La carta
Es
un documento de comunicación escrita, generalmente se utiliza cuando es
necesario dejar constancia de la información que contiene.
La
carta puede tener diferentes formas de redacción, dependiendo del tema a
tratar, así como variedad de estilos según la distribución de su texto. Al
momento de elaborar una carta podemos elegir entre diferentes clases de
puntuación preestablecidas, y sus márgenes deberán variar según la cantidad del
texto que en ella se incluya.
También
podemos hacer de la carta objeto de estudio, analizando su estructura para
comprender la utilidad de cada una de sus partes.
Membrete
Las empresas generalmente utilizan papel
membretado para su correspondencia. En el membrete debe ubicarse: el nombre del
negocio, dirección, teléfonos, apartados postales, direcciones de correo
electrónico y toda información que ayude
al destinatario a localizar fácilmente
al remitente. Esto es importante especialmente en las cartas comerciales.
Lugar y fecha
Es
aconsejable contar con quince espacios del borde superior de la pág. y escribir
la fecha en esa línea. Esta puede colocarse centrada, al margen derecho o
izquierdo, según el estilo de carta que se esté utilizando. La fecha es parte
muy importante en la correspondencia, ya que así podemos ubicar cuándo fue
adquirido el compromiso que se manifiesta en el documento, archivar
cronológicamente, lograr una fácil localización de la misma, o verificar si el
tema que allí se trata todavía tiene validez.
Destinatario
Aproximadamente
entre cuatro y diez espacios debajo de la fecha debe escribirse el nombre y
razón social del destinatario, esto variará según el tamaño de la carta, ya que
lo que debe buscarse es la correcta distribución del texto al centrarlo en la
hoja. Es importante saber si el destinatario tiene título profesional para
escribirlo así, si no lo tiene, debe usarse la palabra Señor, Señora o
Señorita, según sea el caso.
En
las dos siguientes líneas debe anotarse el cargo que ocupa y el nombre de la
institución a la cual pertenece, la dirección y cualquier seña que identifique
el lugar donde se encuentra la persona a quien se dirige la carta, por ejemplo: Guatemala, Mazatenango, etc.
Saludo o vocativo
Este
se escribe dos líneas abajo del destinatario, debe ser un saludo forma, por ejemplo:
Licenciado González. Se le llama vocativo cuando nos dirigimos a personajes de
alta dignidad y se utilizarán conceptos alusivos como: Excelentísimo Señor
Presidente.
Cuerpo de la carta
Debe
iniciarse dos espacios abajo del saludo. Téngase en cuenta que esta parte
contiene el mensaje fundamental de la carta, por lo tanto, deberá cuidarse con
gran esmero la estructura de la redacción, la puntuación y la ortografía. El
primer párrafo se usará como introducción, para explicar en forma concisa el
tema a tratar; luego, en los siguientes se ampliaría los conceptos y se darán a
conocer detalles.
Despedida
Esta
se escribe dos espacios debajo de la última línea del cuerpo de la carta, es el
mensaje de cierre y se recomienda usar un tratamiento acorde a la relación que
se tenga con el destinatario.
Antefirma
Entre
dos y cuatro espacios después de la despedida va la antefirma, si es que se va
a utilizar. Anteriormente, la antefirma era utilizada sobre todo por empresas
que no contaban con papel membretado, su finalidad era poner en conocimiento
del destinatario todos los datos
generales del negocio, como su razón social, dirección y teléfono. En la
actualidad, el gran auge que ha tomado la correspondencia electrónica hace que
para cualquier persona sea posible utilizar un formato digital en el que se
incluyan todos los datos de la empresa, sin que ello implique incremento en los
costos.
Firma y postfirma
Cuatro
espacios debajo de la despedida, o de la antefirma si la hay, debe firmarse la
carta. La firma debe ser manuscrita, pero por ser en muchas ocasiones ilegible,
debe transcribirse el nombre completo de quien firma la carta, un espacio abajo
anotar el cargo que dentro del al empresa, a esto se le llama postfirma.
Tamaño de las cartas
El
tamaño de la carta se determina según su número de palabras. Si contiene entre
50 y 100 palabras es una carta corta; la mediana tiene de 101 a 200 y la larga
de 201 en adelante, esto en lo que se refiere al cuerpo de la carta. El texto
debe centrarse en la hoja según el tamaño; cuando es larga debe escribirse en
dos hojas, el cambio de hoja debe
coincidir con un cambio de párrafo para mantener la continuidad de la lectura,
la segunda hoja conservará los mismos márgenes de la primera, iniciando la
escritura a 12 espacios contados desde el borde superior de la página, estos
criterios son aplicables tanto a documentos físicos como a archivos digitales
enviados como adjuntos en correos electrónicos.
Los márgenes
La
época actual es un momento de transición en la escritura de documentos, ya que
si bien contamos con una nueva tecnología que mediante el uso de computadoras,
nos provee de programas que cuentan con muchas herramientas como: vista previa,
uso de diferentes fuentes y tamaños de letra, determinación exacta de
interlineado, etc., las cuales son útiles para centrar adecuadamente el texto en una página evitando el conteo de
líneas y espacios, todavía son múltiples las ocasiones en las que debemos
utilizar máquinas de escribir, eléctricas o mecánicas, para elaborar
documentos. Los márgenes recomendados cuando utilizamos máquinas de escribir
son los siguientes 25-65 cuando se trata de una carta corta; 15 y 70 si es el
caso de una carta mediana y 20-80 cuando es una carta larga.
Carta de recomendación
La
carta de recomendación, se extiende a favor de una persona conocida ya sea por
relación laboral o personal. En ella se emite opinión acerca del recomendado,
enumerando sus cualidades y virtudes; esta carta tendrá mejores resultados si
las cualidades que se mencionan tienen relación con el tipo de trabajo que se
solicita; aunque esto no tiene un prospecto de labor que desempeñará
posteriormente. También existe la posibilidad de acudir a personas influyentes
en busca de recomendaciones para algún puesto específico; en este caso es
conveniente que la carta se envíe directamente del recomendante al oferente de
la plaza; probablemente esto hará que su impacto sea mayor, y que se preste más
interés a la solicitud de una persona en particular.
Este
escrito debe dirigirse a su destinatario directamente, si fuera el caso de
recomendación específica; de no ser así podrá suscribirse “A quien interese” o “A
quien corresponda”.
Buscar en su correo electrónico de clase, el machote para la elaboración de carta de recomendación; para un compañero de clase. (Es la tercer tarea del contenido del curso)
